Effectief vergaderen

Minder vergaderen, minder tijd per vergadering, meer resultaat

Inleiding

Wanneer heb ik dit nodig? Als ik merk dat het vergaderen niet effectief en gewenst verloopt. Als ik moeite heb met het leiden van een vergadering.
Waar loop ik tegen aan? De vergadering loopt telkens uit. We krijgen niet alle onderwerpen goed besproken. Er ontstaan oeverloze discussies. We hakken geen knopen door.
Wat wil ik bereiken? Vergaderingen lopen gesmeerd, zijn op tijd af. Onderwerpen die geagendeerd staan zijn besproken. We hakken knopen door en nemen besluiten.

Na deze training heeft de deelnemer

• inzicht in eigen vergadertijd.
• zicht op hoe een goede agenda gemaakt moet worden.
• geoefend met sturen tijdens een vergadering (voor te zitten).
• zicht op wanneer hij zij moet inspelen op inhoud en proces.

Aanpak

We starten met het in kaart brengen van de vergadertijd. Dit wordt een eyeopener. Je stelt voor jezelf doelen welke vergadertijd moet worden bekort. Dit gaan we concretiseren via een oefening. Je leert op een effectieve wijze een agenda opstellen en agenda-onderwerpen te labelen zoals informatie; discussie of besluit. We oefenen met het voorzitten en deelnemen aan een vergadering, alsmede het notuleren.
Optioneel is het laten meekijken tijdens een vergadering on the job en feedback te ontvangen van een vergadercoach op effectiviteit en efficiency, het voorzitten, en de wijze van vergaderen.

Onderwerpen

• Vergadertijd analyse
• Doelen stellen vergadering
• Agenda opstellen (tijd; Informatie; discussie; besluit)
• Oefenen met voorzitten en deelnemen aan een vergadering